Bien que les détracteurs de la téléconférence affirment que cette technologie élimine l’élément face à face de nombreuses entreprises, les avantages de l’outil l’emportent sur les inconvénients pour certains utilisateurs.

Pour maximiser l’attention et la compréhension des participants à la conférence, distribuez un ordre du jour à l’avance et utilisez du matériel visuel supplémentaire, comme des diapositives sur ordinateur, pendant une téléconférence dans la mesure du possible.

Ces éléments peuvent servir de guide pour la présentation et permettre aux participants de rester concentrés. Assurez-vous de suivre toutes les questions en suspens comme vous le feriez après une réunion traditionnelle.

Le renforcement du travail en équipe

Les téléconférences permettent aux consultants offshore, aux télétravailleurs et aux employés à distance de participer en équipe. 

La téléconférence peut donner aux petites entreprises la possibilité d’embaucher des formateurs et des conférenciers d’entreprise qui, autrement, pourraient ne pas être en mesure de se rendre à une réunion en personne au bureau de l’entreprise en raison de contraintes géographiques, d’horaires ou de coûts. 

Des téléconférences régulières peuvent aider à renforcer l’esprit d’équipe, même pour le personnel le plus éloigné.

L’augmentation de la productivité

Qu’il s’agisse d’améliorer le moral de l’équipe avec des commentaires sur un travail bien fait ou de communiquer les nouveaux objectifs de vente trimestriels, une téléconférence permet de stimuler la productivité de votre équipe avec un message rapide, pratique et abordable. 

Pour un gestionnaire qui effectue une présélection d’emploi, par exemple, le recours à la téléconférence pour une première entrevue lui donnerait plus de temps pour présélectionner un plus grand nombre de candidats que la planification de toutes les réunions au bureau.

La rentabilité de l’entreprise

La téléconférence élimine les dépenses supplémentaires qui seraient normalement associées à un rassemblement qui se tient en personne. Les dépenses les plus importantes, bien sûr, sont les articles de voyage comme les billets d’avion, l’hébergement, les repas et le transport terrestre. Les petites dépenses, y compris la location de salles et les rafraîchissements, s’additionnent également.

Généralement, un investissement minime en équipement et des frais mensuels sont tout ce que vous dépenserez pour que toute votre équipe puisse communiquer entre elle au moment qui vous convient. 

Il existe une certaine souplesse pour déterminer le type de téléconférence qui convient le mieux à vous et à votre groupe. Les options comprennent la vidéoconférence semblable à une émission de télévision, la vidéoconférence à l’aide de documents imprimés partagés au moyen de terminaux au clavier et l’audioconférence au moyen d’un système téléphonique.

Le gain de temps

Se rendre à une réunion par téléconférence prend autant de temps que composer un numéro de téléphone et entrer le code d’accès. 

Réduire les déplacements et le temps de déplacement n’est pas seulement rentable, c’est aussi incroyablement rapide.

La flexibilité sur la disponibilité

La téléconférence permet aux employés d’une entreprise de se réunir à la dernière minute, ce qui peut faciliter la prise de décision et l’échange d’information en temps opportun.

Il vous offre une grande flexibilité lors de la planification d’une réunion en dehors des heures d’ouverture ou à la hâte, puisqu’il n’est pas nécessaire de planifier des déplacements à long terme. Les participants peuvent généralement entrer et sortir de la réunion sans déranger les autres participants.