Les modèles peuvent réduire le travail répétitif et augmenter la cohérence du contenu des documents. Voici comment les administrateurs de G Suite Business et Éducation peuvent gérer des modèles personnalisés pour l’entreprise.

Lorsque vous remarquez que vous avez effectué deux fois plusieurs tâches de document, il est peut-être temps de créer un modèle personnalisé. 

Chaque fois que vous créez un nouvel ensemble de Google Slides, vous pouvez personnaliser le document en changeant la police, en ajustant le titre et la mise en page, et en ajoutant des informations de contact. De plus, vous pouvez créer des diapositives avec des proportions inhabituelles (par exemple, des diapositives carrées ou verticales à afficher sur les écrans du téléphone en mode portrait.) En créant un modèle de diapositives, vous économisez quelques minutes de travail sur chaque présentation.

Les modèles aident également à normaliser le travail et à créer des processus répétables. Un modèle de feuille de calcul fournit non seulement un style cohérent, mais également une liste de contrôle cohérente des éléments. Par exemple, un modèle de feuille de calcul de projet informatique peut inclure une liste d’éléments de matériel, de logiciels, de services, d’assistance et de dotation en personnel. Lorsque les coûts et les considérations changent, mettez à jour le modèle. Toute personne qui crée une nouvelle feuille de calcul à partir du modèle bénéficie du contenu le plus récent avec un formatage cohérent.

Google fournit un ensemble de modèles standard à toute personne utilisant des documents, des feuilles ou des diapositives. Pour afficher ces modèles standard, choisissez Créer nouveau dans le menu Google Drive sur votre bureau. Ou, dans l’application mobile Docs, Feuilles ou Diapositives de votre appareil iOS ou Android appuyez sur le bouton rouge dans le coin inférieur droit, puis sur Choisir un modèle. Les modèles standard incluent divers documents liés au travail, tels que des brochures, des propositions, des rapports, des factures, des budgets, des bons de commande et des notes de frais.

Les clients de G Suite peuvent également créer et partager des modèles personnalisés. Dans un navigateur de bureau, accédez aux modèles de votre entreprise aux adresses suivantes :

Dans la page de la galerie de modèles, vous pouvez choisir un modèle à utiliser ou soumettre un modèle à partager. Les modèles que vous soumettez peuvent être utilisés par d’autres personnes de l’organisation.

Comment interagir avec l’interface

Dans les éditions G Suite Business et Éducation, un administrateur peut gérer les personnes pouvant soumettre des modèles. Pour contrôler les paramètres du modèle, un administrateur de G Suite Business ou Éducation Édition doit se connecter à la console d’administration (https://admin.google.com) et sélectionner Applications> G Suite> Lecteur et documents> Modèles.

La plupart des petites organisations préfèrent laisser les éléments ouverts, ce qui permet à tout utilisateur de G Suite d’ajouter un modèle personnalisé. Les grandes organisations peuvent préférer les modes modéré ou restreint, afin de garantir que les modèles reflètent correctement les normes de marque ou de contenu de l’organisation. Ces deux derniers paramètres placent un administrateur de modèles de Docs en charge des modèles. En mode modéré, un administrateur de modèles de Docs doit approuver les modèles avant qu’ils ne s’affichent, mais tout utilisateur de G Suite peut toujours soumettre un modèle. En mode restreint, seul un administrateur disposant des autorisations Modèles de documents peut soumettre un modèle.

En outre, un administrateur G Suite peut activer les autorisations Modèles de documents pour les rôles d’administrateur. Ci-après la marche à suivre.

  • Connectez-vous à la console d’administration (https://admin.google.com) et sélectionnez Rôles d’administrateur. 
  • Créez ensuite un nouveau rôle ou sélectionnez un rôle existant.
  • Accédez ensuite au rôle Privilèges et recherchez Lecteur et documents avec l’autorisation Modèles de documents. 
  • Assurez-vous que la case est cochée. 

Tout utilisateur affecté à un rôle avec les autorisations Modèles de documents peut approuver ou soumettre des modèles de documents G Suite à des fins d’organisation.

Enfin, dans les applications mobiles Docs, Feuilles et Diapositives, vous pouvez créer de nouveaux documents à partir de modèles standard, mais pas de modèles personnalisés (à partir de la mi-mai 2017). Il existe cependant une solution : créez un nouveau document vierge à partir d’un modèle personnalisé sur votre navigateur et enregistrez-le sur Google Drive. Procédez comme suit.

  • Ouvrez Google Drive dans votre appareil mobile.
  • Recherchez le document, appuyez sur le menu en trois points (à droite de votre fichier), puis choisissez Créer une copie (ou, dans certains cas, Envoyer une copie).
  • Enregistrez la copie sur Google Drive, puis renommez le fichier nouvellement créé et modifiez-le si nécessaire.